Webmøder – det handler ikke kun om det tekniske

Et af de videndelingsrum, vi arbejder med, er vores månedlige webmøder for dokumentkontrol-centrene, som ligger spredt over hele verden. Formålet med møderne er at sikre, at alle centrene er ajour med det nye på området, og at alle gør tingene på den rigtige måde.

Den teknologi, vi har til rådighed tillader, at vi kan høre og se hinanden (ofte ret utydeligt og via vores individuelle webcams) og at vi alle kan se en fælles skærm fx med præsentationer osv. Teknologien sætter i sagens natur nogle begrænsninger for den måde, møderne kan foregå på, og hvor lange de kan være. Det er nemlig temmelig anstrengende at deltage bl.a. fordi man bruger meget energi på fx at vente på og afkode de andres svar og reaktioner. Derfor varer møderne normalt kun en time ad gangen.

Vores arbejde med at forbedre videndelingen på webmøderne handler imidlertid ikke om det tekniske, det tager vores IT afdeling sig af. Vores fokus er ledelsen og gennemførelsen af møderne, altså alt det der handler om at skabe en god mødeproces givet de eksisterende tekniske rammer.

Derfor er vi nu i gang med at stille skarpt på formålet med møderne, og undersøge om vi i højere grad bør facilitere dialogen mellem centrene i stedet for som nu at dialogen primært er tovejs – fra os i hovedkvarteret til de enkelte dokumentkontrol-centre.

Vi undersøger også, hvad vi som mødeledere bør være særligt opmærksomme på, når møderne er webbaserede og involverer deltagere fra vidt forskellige lande fx:

1. Hvordan vi håndterer de (møde)kulturelle forskelle mellem mødedeltagerne?
2. Hvordan vi håndterer de sproglige udfordringer?
3. Hvordan engagerer vi alle aktivt i dialogen fra mødets start?
4. Hvordan skaber vi en fri, men effektiv tone og atmosfære?

I den forbindelse er vi ude og tale med andre virksomheder, der som os holder mange webmøder.

Når vi har undersøgt det der allerede findes af viden og metoder på området, skal vi i gang med at udvikle vores egne værktøjer til facilitering af webmøderne. Der har vi været nødt til at indse, at den udviklingsproces nok desværre bliver for svær at lave webbaseret, og at det nok desværre kun bliver i pilottesten at centrene i de andre lande kommer på banen. Men nu må vi se.