Ups, kom jeg til at afbryde dig?

Hos Novo Nordisk vil man gerne udvikle en ny online mødeform, hvor en stor del af den nuværende envejskommunikation erstattes af mere videndeling og fri kommunikation på kryds og tværs mellem deltagerne fra Novo Nordisk dokument håndterings centre over hele verden.

Derfor stiller vi for tiden skarpt på mødefaciliteringen og -deltagelsen på denne online møderække. I den forbindelse holdt vi for nylig en workshop, hvor online mødeledere og -deltagere talte om fordele og udfordringer ved online møderne, og derefter udviklede en mødemodel for deres næste online møde.

Det er også derfor, vi holder vi online møder…
Vi startede med at bede deltagerne i Novo Nordisk om at tænke over hvilke fordele der er ved de fysiske møder i sammenligning med online møderne - og omvendt.

Af fordele ved online møder mente mange af workshoppens deltagere, at online møderne er effektive til at give hurtig information, hvilket er meget vigtigt i en global virksomhed, hvor mange mennesker skal mødes på tværs af landegrænser. Flere deltagere nævnte også, at det er det en billig og hurtig måde at holde møder på, da man hverken skal indregne transporttid eller bruge så meget tid mødets fysiske rammer og forplejning. Et par personer var også inde på, at det på online mødet (ift. det fysiske møde) virker mere naturligt, at mødelederen på skift spørger de enkelte mødedeltagere om hvad hun/han mener, når mødelederen vil være sikker på, at alle bliver hørt. 

Men de sætter også nogle begrænsninger for kommunikationen
Af ulemper ved online møderne var mange af workshoppens deltagere inde på ulempen ved online mødets færre sanseindtryk og dermed begrænsede kommunikationskanaler i forhold til på det fysiske møde. Det at man ikke kan se hinanden, aflæse kropssprog mv., resulterer ofte i, at man enten taler i munden på hinanden, eller venter på at hinanden siger noget, hvilket giver forsinkelser og unødvendige pauser i samtalen, fordi man fx ikke har de små indikationer som nik, smil, svage mmm-lyde osv., der viser, om de andre deltagere er med, eller er ved at sige noget. På den måde mister deltagerne nemmere koncentrationen, det bliver sværere at svare spontant og det giver alt i alt større risiko for at mødets dynamik begrænses eller forsvinder, at dialogen går i stå eller bliver afsporet, eller for at mødet bliver mere formelt.

En anden udfordring ved online mødet er, at det ikke skaber samme mulighed for smalltalk som det fysiske møde, da mødedeltagerne befinder sig på forskellige lokaliteter. Det kan netop blive en barriere for smalltalken, eftersom man ikke kan se hinanden og det virker begrænsende for udviklingen af relationerne med kollegaerne. Også her er rammerne for de fysiske møder (ofte) mere velegnede. 

Flere af workshoppens deltagere nævnte også det, at man er på online mødet er i forskellige fysiske rum med forskellige ydre påvirkninger; lyde, lugt, synsindtryk osv. gør, at det er mere vanskeligt at koncentrere sig end på de fysiske møder, hvor mødets fysiske rammer er de samme for alle deltagerne.

Sidst men ikke mindst blev det understreget, at det er vanskeligere at lave interaktive online møder, hvor deltagerne laver aktiviteter og øvelser sammen.

Nu har vi udviklet en mødeprocesmodel for det næste online møde
For at imødegå ovennævnte udfordringer og forsøge at skabe et online møde, hvor deltagerne deler viden på kryds og tværs, brugte workshoppens deltagere et par timer på at udvikle en mødeprocesmodel for det næste online møde. Den glæder vi os til at afprøve på online mødet i slutningen af marts!