Metoder til online videndeling

Det var heldigvis “bare” teknologien som slog knuder, da vi skulle afprøve den mødeskabelon, som vi havde udviklet til Novo Nordisks online møde i marts. Den videndelingsproces, som vi havde designet efter den nye online mødemodel, fungerede fint. Altså den del af processen som vi nåede. For det gav meget spildtid, at de øvrige mødedeltagere ikke kunne høre den brasilianske kollega, som skulle fortælle om deres erfaringer med elektronisk signatur. Dermed faldt en stor del af mødet til jorden, for mødet var baseret på en dialog med udspring i de brasilianske erfaringer.

Men efter dette månedlige møde, hvor Novo Nordisk dokumenthåndteringscentre over hele verden som vanligt mødtes for at dele viden for at sikre, at alle er ajour og gør tingene på den samme måde, stod en ting klart:

Der er behov for konkrete metoder til at skabe videndeling på onlinemøderne. Metoder som sikrer, at deltagerne er aktive og deler viden fra mødet starter til det slutter.

TIPS TIL ONLINE VIDENDELING SOM VI AFPRØVEDE PÅ ONLINE WORKSHOP FORLEDEN

Man mister nemt koncentrationen på et online møde, hvis man bare skal lytte, specielt hvis der ikke er kamera på, for så kan de andre ikke se, hvad man laver. Så bliver man hurtigt fristet til fx at tjekke sine mails eller sms’e.

Et par af de ting, mødelederen kan gøre for at deltagerne hele tiden er aktive er:

1. At alle deltagerne ved mødets start på skift siger ”hej” med kamera på, så alle får set alle. ”Hej” runden kan udvides fx med en kommentar om det kommende tema, eller ”hurtigt relevant nyt siden sidst. Runden gør mødet og deltagerkredsen mere vedkommende og forpligtende. 
2. At al information eller envejskommunikation på mødet skæres ned til et absolut minimum. Dette kan gøres ved at sørge for, at deltagerne kan læse materialet på forhånd, så mødetiden kan bruges til at opsummere de vigtigste pointer og tale om det man har læst så det kan blive til viden hos den enkelte.
3. At deltagerne er aktive fra mødets start til det slutter fx ved at:

• Chatte. Invitér fx deltagerne til at give deres mening om noget til kende
• Skrive på et fælles virtuelt whiteboard (fx til en brainstorm)
• Kommenter på en præsentation som netop er blevet gennemgået
• Stemme om noget via en ”poll” fx angive, hvilken ide man synes er bedst
• Med et ”humør-ikon” (emoticon, fx smileyes) vise de andre, hvad man mener om noget eller hvordan man har det her-og-nu
• Etablere ”mini-møder” hvor fx to deltagere taler om noget, for derefter at vende tilbage til det samlede møde med et kort resume. Afhængigt af det der skal tales om, kan minimøderne foregå online på tværs af enheder/lokaliteter, eller ansigt-til-ansigt på lokaliteter hvor der sidder flere personer sammen.

Disse tips afprøvede vi derfor på en online møde workshop forleden på Novo Nordisk, som vi så vidt muligt afholdt virtuelt dvs. via pc’er i flere fysiske lokaler. Her fik vi øvet os i at bruge de forskellige tekniske muligheder, og vi fik talt om fordele og ulemper ved de enkelte metoder.

Det næste skridt er nu at holde et ”rigtigt” online møde for Novo Nordisk dokumenthåndteringscentre på denne måde. Det bliver spændende.