De 6 videndelingsrum vi arbejder med i projektet

Det centrale begreb i projektet; ”videndelingsrum” findes der ingen entydig definition på, men vi har valgt at forstå det som billede på den situation/det rum, hvor der deles viden. 

For at finde ud af, hvilke 6 videndelingsrum, vi gerne ville arbejde med i projektet, lagde vi i Novo Nordisk og Lundbeck ud med at indkredse de centrale interne enheder. Enheder kan fx være to sektioner i en afdeling på den samme adresse i København, eller centre i fem forskellige lande. Kriteriet for udvælgelsen af enhederne er, at deres interne videndeling har afgørende betydning for vores virksomheders effektivitet og produktivitet. Disse enheder deler viden på mange forskellige måder/situationer; virtuelt fx på webmøder, intranet, chatrooms, blogs mailkorrespondance osv. og fysisk fx på de etablerede tilbagevendende fx faglige møder, ad hoc møderne osv.. Det næste skridt var altså at udvælge de situationer, vi gerne vil arbejde med. Det har ikke været let, da mange af situationerne er yderst relevante og interessante.

Vores valg er imidlertid faldet ud som en blanding af virtuelle og fysiske videndelingssituationer:

I Lundbeck har vi valgt:

1.Formidling af standardformuleringer

Vi har valgt dette videndelingsrum, fordi det er et højaktuelt eksempel på vores udfordringer med at dele viden, når vi i Pharmaceutical Technology & Innovation (PTI), der har en supporterende funktion, gerne vil udvikle og forankre nye værktøjer til de andre sektioner i vores afdeling. Standardformuleringer er en del af vores udviklingsplatform, der skal gøre det lettere for vores kollegaer at basere udviklingen af nye produkter på tidligere erfaringer og forsøg. De metoder og værktøjer vi vil udvikle til at håndtere videndelingsprocessen i forbindelse med standardformuleringer, skal være generiske i den forstand, at de skal kunne anvendes til alle lignende videndelingsprocesser.

2.Faglig viden i afdelingen Product Development and Life Cycle (PDL)

Eftersom dette videndelingsrum i princippet omfatter al videndeling i de fire sektioner i vores afdeling, har vi valgt at arbejde specifikt med vores månedlige faglige møder som på mange måder er omdrejningspunkt for videndeling i afdelingen. De metoder og værktøjer vi vil udvikle til disse møder, regner vi med også kan inspirere vores øvrige tilbagevendende møder. 

3.Udvikling af ideer til nye forretningsmuligheder og innovation i PTI

I dette videndelingsrum skal vi arbejde med videndeling som et af de afgørende midler til at udvikle ideer til nye forretningsmuligheder og innovation i PTI. I den forbindelse undersøger vi de organisatoriske, kulturelle og adfærdsmæssige rammer og grundlag for samme, samt udvikler et konkret værktøj til at skabe kreative ideudviklingsprocesser. 

I Novo Nordisk har vi valgt:

1.SOP ekspert netværket

Det vigtigste videndelingsforum for de 70 SOP eksperter er de fysiske netværksmøder. SOP står for standard operating procedure. Her informerer vi (DMI) SOP eksperterne om nye procedurer, hvordan templates bruges, hvilke beslutningsgange der er osv. Som det er nu er møderne præget af envejskommunikation fra os ti l dem hvormed meget viden går tabt. Vi vil gerne udvikle værktøjer til at facilitere netværksmøderne så der i højere grad bliver videndeling og relationsudvikling mellem deltagerne, og så vi sikrer at det vi informere om bliver til viden hos deltagerne. 

Den viden, der deles relateres sig til skrivningen af SOP’ere. 

2.Globale DocCenter netværk - DCU webmeetings 

Da vi udover hovedkvarteret har 6 dokument kontrol enheder; 2 i Danmark og en i Brasilien, Frankrig, USA, Kina er det vigtigt at vi regelmæssigt deler viden så vi sikrer, at alle er ajour med det nye på området og at alle gør tingene på den samme måde. Derfor mødes vi bl.a. en gang om måneden på webmøder hvor vi kan tale med og se hinanden. Hidtil har vi primært brugt disse møder til at fortælle om de nye tiltag fra vores udviklingsenhed og løse de her-og-nu problemer, vores kollegaer har. Fremover vil vi gerne om kommunikationen bliver mere fri og deltagerne deler viden og udvikler deres relationer på kryds og tværs i stedet for at det kun er os der informere. De værktøjer vi gerne vil udvikle hertil skal have fokus på mødefaciliteringen ikke det tekniske, hvor rammer er givne. 

3.Udviklingsafdelingen og Document Control Units (DCU) HQ

I vores afdeling, hvor vi arbejder med dokument kontrol er det vigtigt, at vi i DMI, der er en udviklingsenhed, deler viden med DC centeret, som er en driftsfunktion. Derfor holder vi bl.a. de såkaldte QMS møder en gang om måneden. Mødernes formål er dele viden med henblik på at kvalificere dokument kontrol processen, men møderne kunne godt fungere meget bedre. I projektet vil vi derfor gerne udvikle metoder og værktøjer til at håndtere møderne så alle deltagerne tager aktivt del, oplever at det er deres møder, og så det vi informere om bliver til viden hos deltagerne.